校直各單位,、各部門：
為確保學(xué)校各類歷史記錄收集及時(shí)完整,，更好地為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù),，現(xiàn)就做好我校2020年度文件材料歸檔工作的相關(guān)事宜通知如下：
一,、歸檔范圍
凡在2020年工作中直接產(chǎn)生的,，能反映學(xué)校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括紙質(zhì)材料,、電子文件材料）,，獲得市級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì)的匾,、錦旗、獎(jiǎng)杯,、證書等,，以及校外單位、人士捐贈(zèng)給學(xué)校有重要意義的捐贈(zèng)品,，如名人題詞,、書畫等實(shí)物均應(yīng)向?qū)W校綜合檔案室移交歸檔。各部門各類檔案具體歸檔范圍見附件1,。其他未具體列出歸檔范圍的部門,，應(yīng)根據(jù)學(xué)校存史留檔的原則及工作查考需要，做好相關(guān)文件材料的歸檔保存,。
二,、歸檔時(shí)間
（一）黨群類、行政類,、科研類,、基建類,、出版類、外事類,、財(cái)會(huì)類文件材料于2021年4月20日前立卷歸檔,。
（二）宣傳部負(fù)責(zé)照片材料、視頻材料的歸檔,。
1,、照片材料要求以紙質(zhì)照片與電子文檔的形式同時(shí)歸檔保存，并附有全年照片總目錄,。具體要求如下：
（1）首先按照片內(nèi)容拍攝的先后順序編號(hào),；
（2）一組照片須編寫總說明，以橫排書寫在第一張的正上方,；每一單張照片均須編寫分說明,，排在照片的正下方或左側(cè)。照片說明應(yīng)包括事由,、時(shí)間,、地點(diǎn)、人物,、背景,、攝影者等六個(gè)方面的內(nèi)容。于2021年6月22日前立卷歸檔,。
2,、視頻材料的歸檔。要求以電子文檔的形式歸檔保存,，附有視頻目錄及每個(gè)視頻標(biāo)注有攝像的對(duì)象,、中心內(nèi)容、攝制時(shí)間,、地點(diǎn),、攝制人姓名、容量等,。每個(gè)視頻要求標(biāo)出視頻的起始標(biāo)志和結(jié)束標(biāo)志,，視頻時(shí)長。于2021年3月31日前立卷歸檔,。
（三）各二級(jí)學(xué)院辦公室于2021年6月22日前負(fù)責(zé)收集齊全有關(guān)畢業(yè)班的畢業(yè)照并立卷歸檔,。
（四）教學(xué)類文件材料于2021年9月24日前立卷歸檔。
（五）科研課題,、設(shè)備招標(biāo)合同等材料完成一項(xiàng)歸檔一項(xiàng),。
（六）基建類檔案歸檔要求
（1）基建類檔案的歸檔嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。
（2）基建類檔案的形成積累工作由基建處負(fù)責(zé)，基建處負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的同志要隨時(shí)跟蹤檢查項(xiàng)目施工方,，保證歸檔材料齊全,、完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),。施工方應(yīng)歸檔項(xiàng)目工程檔案不少于兩套，一套存桂林市城市建設(shè)檔案館,，一套移交我校綜合檔案室編號(hào),、上架入庫。為了保證基建檔案能順利移交,，建議基建處配合,，采取有效措施，如不移交檔案到綜合檔案室就不能工程結(jié)算等,。
（3）基建檔案作為科技檔案的特殊性,，根據(jù)自治區(qū)檔案局專家建議，我校臨桂校區(qū),、東城校區(qū),、樂群校區(qū)作為三個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，在項(xiàng)目建設(shè)基本完成后才能進(jìn)行基建檔案編號(hào),、上架入庫,。
注：經(jīng)OA辦公系統(tǒng)辦理并已完成辦理流程的文件（即OA系統(tǒng)“已辦流程”里的文件）由黨委辦公室、院長辦公室統(tǒng)一歸檔,，2020年文件材料歸檔需交紙質(zhì)版和光盤，紙質(zhì)版目錄和電子版目錄,；OA系統(tǒng)里沒有完成辦理流程的文件（即OA系統(tǒng)“在辦流程”里的文件）,，請盡快完成流程歸檔；沒有經(jīng)過OA系統(tǒng)辦理的文件由擬稿部門自行交綜合檔案室歸檔,。
三,、歸檔要求
（一）請各單位、各部門主要領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案歸檔工作,，檔案歸檔工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,，應(yīng)大力支持并督促部門兼職檔案員按時(shí)按質(zhì)完成檔案整理、歸檔工作,，確保學(xué)校整體歸檔工作的順利完成,。
（二）請各部門兼職檔案員認(rèn)真對(duì)照附件1各類檔案具體歸檔范圍，收集,、整理本部門需歸檔的檔案材料,，按時(shí)移交學(xué)校綜合檔案室。歸檔前須填寫好歸檔移交目錄表（一式兩份），以作為移交憑證,，一份由歸檔單位留存?zhèn)洳?，一份交學(xué)校綜合檔案室。歸檔移交目錄表見附件2,。
（三）要求以電子文檔形式歸檔的照片,、視頻、OA文件等材料,，必須使用檔案級(jí)光盤刻錄歸檔保存,，一式兩份。
（四）學(xué)校擬啟動(dòng)檔案歸檔工作考核機(jī)制,，定期公布全校各單位,、各部門歸檔情況。
其他未盡事宜如有疑問,，請聯(lián)系學(xué)校綜合檔案室毛老師,、龍老師、李老師,，聯(lián)系電話：5895191,。學(xué)校綜合檔案室辦公地點(diǎn)：臨桂校區(qū)明德樓421室。隨時(shí)歡迎咨詢檔案工作事宜,。
附件：1.桂林醫(yī)學(xué)院各類檔案歸檔范圍和保管期限表
2.桂林醫(yī)學(xué)院2020年度檔案材料歸檔移交目錄表
桂林醫(yī)學(xué)院
2021年3月10日
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