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校直各有關(guān)部門、二級(jí)學(xué)院:

一年一度的畢業(yè)生檔案整理,、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作即將開(kāi)始。為規(guī)范做好2021年我校畢業(yè)生個(gè)人檔案的整理,、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作,，根據(jù)國(guó)家有關(guān)學(xué)生檔案的管理規(guī)定，以及《自治區(qū)教育廳 自治區(qū)人力資源社會(huì)保障廳 自治區(qū)公安廳 自治區(qū)國(guó)資委關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化廣西高校畢業(yè)生就業(yè)手續(xù)的通知》（桂教學(xué)生[2021]1號(hào)文）精神,，結(jié)合我校實(shí)際,，現(xiàn)將做好我校2021屆本?？飘厴I(yè)生檔案的整理,、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作的具體要求通知如下：

一、各部門提供歸檔材料和完成時(shí)間

（一）招生就業(yè)處：負(fù)責(zé)提供高等學(xué)校畢業(yè)生登記表,、畢業(yè)生情況簡(jiǎn)介表,、區(qū)外畢業(yè)生就業(yè)通知書（白聯(lián)）、檔案機(jī)要信封袋,、檔案專用郵件袋,、檔案郵寄單及封條，要求6月15日前完成,。

（二）學(xué)生工作部（處）：負(fù)責(zé)提供獎(jiǎng)懲材料等,，要求6月10日前完成。

（三）教務(wù)處：負(fù)責(zé)提供學(xué)籍表,、成績(jī)單等,，要求6月15日前完成。

（四）各二級(jí)學(xué)院：負(fù)責(zé)提供操行評(píng)定表,、高考錄取檔案,、黨員材料(入黨積極分子培養(yǎng)登記表、推優(yōu)材料,、入黨申請(qǐng)書,、政治審查材料,、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書和培養(yǎng)教育考察材料等),、團(tuán)員材料（入團(tuán)志愿書,、入團(tuán)申請(qǐng)書等）、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表（一式兩份：一份裝入學(xué)生檔案袋,，一份存學(xué)校檔案室）,、畢業(yè)生情況簡(jiǎn)介表（一式一份：裝入學(xué)生檔案袋）、實(shí)習(xí)鑒定表（一式一份：裝入學(xué)生檔案袋）,、區(qū)外畢業(yè)生就業(yè)通知書（白聯(lián)）,、全科醫(yī)學(xué)畢業(yè)生需要提供訂單定向醫(yī)學(xué)生免費(fèi)教育協(xié)議書和農(nóng)村訂單定向醫(yī)學(xué)生免費(fèi)培養(yǎng)定向就業(yè)協(xié)議書，要求6月15日前完成,。申請(qǐng)黨組織關(guān)系留校畢業(yè)生黨員檔案由所在基層黨組織保管,，不隨畢業(yè)生學(xué)生檔案寄出。

二,、檔案整理要求

（一）嚴(yán)守紀(jì)律,。負(fù)責(zé)學(xué)生檔案整理、歸檔的人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,，按照《桂林醫(yī)學(xué)院2021屆本?？飘厴I(yè)生檔案材料登記表》的要求進(jìn)行歸檔整理，在畢業(yè)生檔案整理,、歸檔過(guò)程中,，未經(jīng)有關(guān)主管部門同意，不得擅自抽取畢業(yè)生檔案材料或添加無(wú)關(guān)的材料,。

（二）嚴(yán)防錯(cuò)漏,。檔案一人一份，必須嚴(yán)格對(duì)照學(xué)院,、專業(yè),、姓名、學(xué)號(hào)裝袋,，一個(gè)學(xué)院同名同姓的畢業(yè)生歸檔材料時(shí)要特別注明,，以免發(fā)生誤裝、誤發(fā),。

（三）檔案打包,。各二級(jí)學(xué)院落實(shí)檔案打包主體責(zé)任，各畢業(yè)班按照檔案寄送要求對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行打包,，具體步驟如下：

1．各二級(jí)學(xué)院根據(jù)《畢業(yè)生檔案整理,、歸檔工作安排表》（表1）安排畢業(yè)生檔案管理負(fù)責(zé)人及工作人員將畢業(yè)生檔案集中到大學(xué)生活動(dòng)中心二樓報(bào)告廳進(jìn)行整理、打包；

2．招生就業(yè)處,、學(xué)工處安排工作人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,、審核、指導(dǎo),；

3. 將整理好的檔案袋放入機(jī)要信封袋（圖1）中,，信封袋寫上學(xué)生姓名、學(xué)號(hào),，用封條密封,；

4．如圖2在信封袋封口處蓋上騎縫章（學(xué)工處公章）；

5．核對(duì)檔案信封袋與檔案郵寄袋信息是否一致后將檔案信封放入高校畢業(yè)生檔案專用郵件袋（已貼好郵寄單）中封好,，并在檔案密封條上加蓋學(xué)工處公章,；

6．核對(duì)無(wú)誤后招生就業(yè)處安排郵政特快專遞上門收取。

            表1 畢業(yè)生檔案整理,、歸檔工作安排表

圖1：機(jī)要信封袋正面

圖2：機(jī)要信封袋背面

圖3：檔案專用郵件袋正面

 圖4：檔案專用郵件袋背面

（四）規(guī)范有序。存學(xué)校檔案室的《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》按學(xué)號(hào)排序后（附上以班級(jí)為單位的已交材料名單一覽表）交思政科統(tǒng)一上交學(xué)校檔案室,?！豆鹆轴t(yī)學(xué)院2021屆本專科畢業(yè)生檔案材料登記表》一式兩份,，二級(jí)學(xué)院和學(xué)工處各留存一份,。

（五）申請(qǐng)留校的檔案移交招生就業(yè)處保管,，延期畢業(yè)學(xué)生的檔案移交學(xué)工處思政科保管,。

（六）完成時(shí)間。為不影響畢業(yè)生的就業(yè)和報(bào)到,，畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作在6月30日前完成,，請(qǐng)各二級(jí)學(xué)院務(wù)必在按照檔案集中整理打包時(shí)間完成畢業(yè)生檔案打包工作。

三,、相關(guān)要求

（一）各部門要高度重視畢業(yè)生檔案管理工作,。畢業(yè)生檔案是高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間真實(shí)記載的憑證，它關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的計(jì)算工齡,、轉(zhuǎn)正定級(jí),、考研、職稱評(píng)定、考公務(wù)員過(guò)政審關(guān),、出國(guó)審查過(guò)政審關(guān),、工作調(diào)動(dòng)、入團(tuán),、入黨等一系列重大問(wèn)題,，如果發(fā)生畢業(yè)生檔案的漏裝、誤裝,、投遞錯(cuò)誤或檔案丟失等問(wèn)題,，將嚴(yán)重?fù)p害畢業(yè)生權(quán)益，同時(shí)給學(xué)校造成不良影響,。各相關(guān)部門,、各二級(jí)學(xué)院、各相關(guān)輔導(dǎo)員認(rèn)真對(duì)待,，嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)提供規(guī)定材料,，做好我校2021屆本專科畢業(yè)生檔案管理工作,，確保檔案歸檔,、轉(zhuǎn)遞零差錯(cuò)。

（二）招生就業(yè)處,、教務(wù)處,、各相關(guān)二級(jí)學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案相關(guān)事宜，并于2021年6月4日前報(bào)學(xué)生工作部（處）備案,，聯(lián)系人：張接發(fā),，聯(lián)系電話：15107738794。

（三）各畢業(yè)班要安排責(zé)任心強(qiáng),、工作細(xì)致認(rèn)真負(fù)責(zé)的學(xué)生骨干協(xié)助做好畢業(yè)生檔案裝袋整理,、歸檔工作。各二級(jí)學(xué)院,、班級(jí)輔導(dǎo)員要加強(qiáng)指導(dǎo)檢查,。

附件：桂林醫(yī)學(xué)院2021屆本專科畢業(yè)生檔案材料登記表(空表）

桂林醫(yī)學(xué)院

2021年6月1日